非洲經(jīng)濟學(xué)家Dambisa Moyo說過：“種一棵樹最好的時間是十年前,其次是現(xiàn)在”。在投標領(lǐng)域中也可以這么說：辦理資質(zhì)最好的時間是一個月前，其次是現(xiàn)在。
眾所周知，普遍資質(zhì)辦理周期多為三個月內(nèi)左右，最快也要二十多個工作日即可。我們遇到過因臨時投標需要急忙咨詢體系的客戶，但時間太急，這種情況下我們也是心有余而力不足，因為資料對接-輔導(dǎo)-排審-審核-發(fā)證等系列流程下來，絕非幾天內(nèi)就能完成。
宜未雨而綢繆，勿臨渴而掘井。除了首次認證需如此，年審也不可忽視。
認證是許多項目招投標的“鐵門檻”，然而通過認證卻并不意味著可以高枕無憂，企業(yè)不按時年審，因證書失效而失去寶貴的投標機會，這種情況屢見不鮮。
關(guān)于年審，認監(jiān)委是這樣規(guī)定的：
證書自上次審核之后的第8~12個月，需要進行年度監(jiān)督審核，不進行年審的企業(yè)，超過上次審核12個月的，證書將會被暫停使用。暫停期間，企業(yè)可以申請恢復(fù)有效審核;暫停期滿3個月，證書自動撤銷失效。
一旦證書撤銷失效，需要再次使用證書，則需要按照初審的流程進行重新申請，對比監(jiān)督審核，這種方式無論是在時間成本，人力成本，和經(jīng)濟成本上，對企業(yè)來說，都是一種損失。
什么是年審?
對于企業(yè)來說，證書年審是必不可少的一環(huán)。目前主流的管理體系如ISO9001、ISO14001、ISO45001等認證，證書的有效期均為三年。如同老師要每天檢查作業(yè)一樣，獲證企業(yè)每年也要接受認證機構(gòu)的審核，這就是年審。
為什么要年審?
通過認證表明企業(yè)在內(nèi)部管理方面達到了一個新的高度，而年審的目的則是要及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)在運行當(dāng)中的規(guī)范問題。
添加認證標簽，能夠極大地提高企業(yè)在市場上的信譽度，以過人的美譽增強自身實力，另外，是否通過認證也經(jīng)常會是一些招投標項目的“鐵門檻”。
如果沒有按時參加年審或是在內(nèi)部管理當(dāng)中存在著重大缺陷，企業(yè)則將會被頒發(fā)認證證書的認證機構(gòu)暫?；虺蜂N證書。專業(yè)的事，還得交付給專業(yè)的人來做，老板們都是在商海中辟疆?dāng)U土的各路豪杰，不當(dāng)為了區(qū)區(qū)幾千塊折腰。切記：切莫心存僥幸 因小失大。
很多企業(yè)特別是中小企業(yè)都有著這樣的想法：認證證書被撤銷也沒有關(guān)系，可以再找一家認證公司重新申請認證。其實這是有很大風(fēng)險的，因為根據(jù)中國認證認可相關(guān)條例規(guī)定，如果認證證書被撤銷，企業(yè)就很可能會在中國認證認可協(xié)會的小黑板上留下一筆不良記錄，即使重新申請認證，通過的概率也會大大降低。
試想一下如果就在這時有項目招標要求ISO證書怎么辦?
所以獲證企業(yè)應(yīng)牢記按規(guī)定參加年審審核以保持證書的有效性，不然錯過了訂單甚至是招標項目的參標資格，那損失的就不是幾千塊的年審費了，切記不要撿了芝麻丟了西瓜。
既然年審如此重要，那么究竟該從何處著手?相信很多企業(yè)都會一頭霧水，下面就來聽聽建議吧。
1. 要求認證公司提交本次監(jiān)督審查計劃。
2. 根據(jù)計劃查看本次審查的部門及條款。
3. 分析各個部門接受審查的具體工作程序及質(zhì)量記錄。
4. 查看上一次外審的末次會議紀要。
5. 開展自查并完善不足之處。
順利通過年審光有這些準備還不夠，更需要各部門的相互配合，在這里已經(jīng)幫您整理好了一些各職能部門常見的審查點：
常見審查點
供應(yīng)部門：合格供方名冊、合格供方評定過程記錄、供方業(yè)績考評記錄等。
生產(chǎn)部門：設(shè)備管理方面如設(shè)備臺帳、保養(yǎng)周期檢定計劃及記錄、設(shè)備購置及驗收過程記錄、特殊工序的監(jiān)控記錄(含設(shè)備、人員資質(zhì)認定)。
技術(shù)部門：設(shè)計開發(fā)過程記錄、技術(shù)文件管理記錄、特殊工序確認記錄。
品質(zhì)部門：管理評審記錄、內(nèi)審記錄、不合格品控制記錄、監(jiān)視測量裝置管理記錄、檢驗試驗記錄、質(zhì)量方針目標的建立、分解、實施及診斷記錄。
人力資源：人員培訓(xùn)、資質(zhì)實施及驗證記錄。
市場營銷類：顧客相關(guān)過程。重點審查的將是客戶要求確認、內(nèi)部評審過程及記錄，如合同評審表、客戶滿意度測量記錄等。
總結(jié)：證書的取得不是一個目的而是一種手段，企業(yè)需要把體系建立起來，讓體系運行進入到企業(yè)中去改善企業(yè)中出現(xiàn)的問題，不斷的讓企業(yè)在體系中慢慢發(fā)展壯大，這才是ISO體系認證的基本目的!
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